La gestión de proyectos (II)

Principles of Project Management, en Open2Study

En la anterior entrada, hablé brevemente de los MOOC. Una de las plataformas de cursos en línea de las que hablé es Open2Study. Precisamente, en Open2Study he estado haciendo un curso que me ha resultado muy interesante, Principles of Project Management ('Principios o fundamentos de la gestión de proyectos').

Como su nombre indica, se trata de un curso centrado en los principales aspectos de la gestión de proyectos: ¿en qué consiste?, ¿cómo se lleva a cabo una buena gestión de proyectos? Solo hablaré de los aspectos más importantes y de forma reducida, porque, como es lógico, en el curso está mucho más ampliado y explicado.

Conceptos básicos sobre la gestión de proyectos

¿Qué es un proyecto?

Un proyecto, nos dice Sue Dowson, la profesora de este curso, es algo que vamos a crear, algo que es único. También añade que para llevarlo a cabo, tendremos un proceso en el que solo dispondremos de una cantidad limitada de recursos; también deberemos establecer un punto de partida y un punto final. Finalmente, añade Dowson, todos los proyectos tienen algo de incertidumbre, ya que son siempre nuevos y únicos.

¿Qué es la gestión de proyectos?

Para llevar a cabo una buena gestión de proyectos, tenemos que, en primer lugar, definir de forma muy clara cuál es el objetivo del proyecto. A continuación, hay que llevar a cabo una serie de formalidades, que incluyen una autorización para llevar el proyecto a cabo. En definitiva, una buena gestión de proyectos es llevar a cabo con éxito un proyecto hasta su finalización o entrega.

Extraído de
http://www.hiuniversity.us/wp-content/uploads/2013/11/project_management.jpg

A continuación, habrá que escribir un documento, llamado documento de constitución del proyecto o, en inglés, project charter, en el que figurarán los recursos, el tiempo y el presupuesto para que pueda progresarse en dicho proyecto. Después, el gestor de proyectos podrá llevar a cabo el proyecto.

Metodologías más importantes

Sue Dowson nos habla de las metodologías más importantes en lo referente a la gestión de proyectos. Aunque solo las mencionaré brevemente, es importante conocerlas.

1. PMBok (siglas inglesas de Project Management Body of Knowledge). Esta es la metodología que se sigue en el desarrollo del curso y la que suele seguirse en todo el mundo. La desarrolló el Project Management Institute, creado en 1969 en EE. UU. Esta metodología considera que en el desarrollo del proyecto se llevan a cabo 42 procesos, que se agrupan en cinco grupos: initiating, planning, executing, monitoring, controlling y closing, que desarrollaré más adelante. También habla de nueve áreas de conocimiento.

2. Prince 2. Esta metodología se creó en la Agencia Central de Informática y Telecomunicaciones del Gobierno del Reino Unido en 1986 (pero se publicó en 1996), y utiliza siete procesos, siete principios y siete temas. Tampoco creo que sea necesario profundizar más en ello.

3. CCPM (siglas de Critical Chain Project Management, 'Gestión de proyectos por cadena crítica') es otra metodología; esta la desarrolló el dr. Eliyahu Goldratt y solo tiene en cuenta la parte de planificación y gestión, es decir, no cubre todo el ciclo de vida del proyecto desde el principio hasta el final.

4. ISO 21500, publicada en 2012, que ofrece una explicación y una terminología que engloba todas las teorías anteriores y que se basa fundamentalmente en PMBok, por lo que la teoría que defiende es similar.

El ciclo de vida del proyecto

Como acabo de mencionar, cualquier proyecto tiene cuatro fases, que son las siguientes:

1. Concept ('concepción', 'idea'...), en la que se definen los objetivos del proyecto. Después, se escribe y se firma el documento de constitución del proyecto. En esta fase, según PMBok, se llevan a cabo dos procesos.

2. Develop ('desarrollo'), en la que se escribe el project management plan ('plan de gestión del proyecto'), que contiene una descripción más detallada de una serie de factores que afectan al proyecto, como el alcance del proyecto, la duración de las actividades que deban llevarse a cabo, el coste, los estándares de calidad, un plan de comunicación, análisis de riesgos... En esta fase se llevan a cabo 20 procesos.

Esquema de las cuatro fases de un proyecto.
Extraído de http://www.method123.com/images/project-lifecycle-v2.jpg

3. Execute ('ejecución'), en la que se lleva a cabo el proyecto. Hay que supervisarlo y controlarlo (monitoring and controlling) en todo momento, siguiendo en todo momento el plan de gestión del proyecto. En esta fase se llevan a cabo veinte procesos.

4. Finish ('finalización'), en la que el cliente debe comprobar que lo que se había acordado al principio del proyecto se llevará a cabo cuando este finalice. Después de esto, hay que archivar toda la información y todos los documentos que se hayan escrito para otros proyectos del futuro. En esta fase se llevan a cabo dos procesos.

Las nueve áreas de conocimiento

Sue Dowson también nos habla de nueve áreas de conocimiento que un gestor de proyectos debe conocer. En este caso, solo las mencionaré:

1. Scope ('ámbito').

2. Time management ('gestión del tiempo')

3. Cost management ('gestión de los costes')

4. Quality ('calidad')

5. Human Resources ('recursos humanos')

6. Procurement ('adquisición', 'obtención')

7. Communication management ('gestión de las comunicaciones')

8. Risk management ('gestión de riesgos')

9. Integration ('integración')

Los procesos de gestión

Finalmente, no hay que confundir el ciclo de vida del proyecto con los procesos de gestión, que son los siguientes:

1. Initiating ('inicio'). Se corresponde con la fase de concepto del ciclo de vida del proyecto.

2. Planning ('planificación'). Se corresponde con la fase de desarrollo.

3. Executing ('ejecución'). Se corresponde con la fase de ejecución.

4.  Monitoring&Controlling ('supervisión y control'). Se corresponden con la fase de finalización, aunque se llevan a cabo en todo momento durante la realización del proyecto.

5. Closing ('cierre'), que también se corresponde con la fase de finalización.

Así, los procesos de gestión se refieren a cómo gestionamos el proyecto, mientras que las distintas fases del ciclo de vida de dicho proyecto se corresponden a la manera en la que el proyecto se divide desde que se inicia hasta que se termina.

Todo esto lo he expuesto de forma muy, muy breve, ya que se desarrolla de forma muchísimo más amplia en el curso. Así, para finalizar, solo hablaré de dos aspectos más que he juzgado importantes: las limitaciones o restricciones del proyecto y las principales funciones del gestor de proyectos.

Principales restricciones del proyecto

Estas restricciones, conocidas en inglés como constraints, deben tenerse siempre en cuenta al llevar a cabo un proyecto y se resumen en el siguiente esquema:

Esquema de las tres restricciones de los proyectos. Elaboración propia a partir de la teoría.

Estas restricciones están distribuidas en un triángulo porque si se cambia una de ellas, esta tendrá un impacto en las otras dos. Por ejemplo, si se aumenta el ámbito (scope) del proyecto, esto afectará al coste (cost), ya que tendrá que invertirse más dinero, y al tiempo (time), ya que también tendrá que emplearse más tiempo en ello.

Sin embargo, tiene que tenerse en cuenta otra restricción de gran importancia, la calidad (quality):

Esquema de las tres restricciones de los proyectos, junto a la cuarta restricción, la calidad.
Elaboración propia a partir de la teoría.

Si cambiamos cualquiera de estas tres variables, la que va a sufrir, sin duda, es la calidad.

Principales funciones del gestor de proyectos

Aunque parezca simple, hay que tener en cuenta que el gestor de proyectos (o project manager) no es el dueño del proyecto (el dueño es el patrocinador o el cliente), sino que es el responsable de la gestión diaria de la ejecución del proyecto.

Asimismo, PMBok afirma que el gestor de proyectos debería tener tres características si quiere tener éxito: la primera, tener el conocimiento necesario sobre cómo funciona la gestión de proyectos (dicho conocimiento se obtiene al entender las nueve áreas de conocimiento, mencionadas anteriormente), desempeñar con éxito los 42 procesos, también mencionados, aunque muy brevemente, y una serie de características personales, que le harán capaz de comunicarse con todos los depositarios (en inglés, stakeholders, es decir, todas las personas que tienen un interés en el proyecto), inspirar y liderar a su equipo, tener en cuenta las restricciones del proyecto, trabajar bajo presión y llevar a cabo el proyecto en el tiempo acordado, con el presupuesto acordado y cumpliendo con los estándares de calidad que sean necesarios.

¿Qué beneficios tiene una buena gestión de proyectos?

Como no quiero extenderme más, como conclusión, llevar a cabo una gestión de proyectos es fundamental. Esto es importantísimo independientemente del proyecto que estemos llevando a cabo y es aquí donde entramos al terreno de la traducción. Como he ido comentando a lo largo de las entradas de este blog, una buena gestión de proyectos, también en traducción, es de gran importancia, dado que tenemos una serie de ventajas, como son las siguientes:

• Se mejoran las relaciones con los clientes, ya que tendremos que tratar con ellos durante el desarrollo del proyecto y tendrán una mejor impresión de nosotros al ver cómo estaremos organizando dicho proyecto

• Se reduce el tiempo de desarrollo, ya que estará todo (o casi todo) planificado

• Se reducen gastos (importantísimo)

• Se aumenta la calidad y la fiabilidad del gestor de proyectos

• Se controlan mejor los recursos internos

• Se aumenta la moral de los trabajadores, que se ven más involucrados en el proyecto

• Proporciona una ventaja competitiva

En definitiva, creo que una buena organización es esencial, ya sea para proyectos grandes o para proyectos pequeños. Además, si se es más productivo, se reducirán los costes y el tiempo, dos restricciones que siempre hay que tener presentes en el desarrollo de un proyecto.

En conclusión, el curso me ha parecido muy interesante, porque he aprendido muchísimos conceptos relacionados con la gestión de proyectos. Sin embargo, me ha parecido excesivamente teórico y quizá algunos ejemplos prácticos no habrían sobrado... De todas formas, recomiendo este curso como recomiendo cualquier MOOC que pueda serviros para vuestra formación, porque son muy interesantes y siempre aprendes algo.